Informativa sulla Privacy - Canile Digitale

Ultimo aggiornamento: 14 agosto 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati raccolti tramite questo sito è Canile Digitale, con sede in Novara (IT). Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei tuoi dati personali, o per esercitare i diritti descritti in questa informativa, puoi scrivere a: sistemosistemi@gmail.com.

2. Quali dati raccogliamo e per quali finalità

a) Volontari, operatori e responsabili di canile

Quando ti registri o vieni registrato come volontario, operatore o responsabile di un canile sulla piattaforma, raccogliamo: nome, cognome, telefono, email, comune e provincia, ruolo, disponibilità, se sei automunito, se possiedi la patente di guida, il tuo livello di esperienza con gli animali, le attività per cui sei abilitato ed eventuali note operative (che possono includere limitazioni fisiche indicate ai fini della sicurezza e della corretta assegnazione delle attività).

Finalità: organizzazione dei turni e delle attività di volontariato, gestione del rapporto di collaborazione con il canile.
Base giuridica: il tuo consenso esplicito e, ove applicabile, l’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali relative alla tua attività di volontariato.

Nota su dati particolari: le eventuali informazioni relative a limitazioni fisiche rientrano tra le categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) e sono trattate esclusivamente con il tuo consenso esplicito, per le sole finalità di sicurezza e corretta assegnazione delle attività.

A partire da luglio 2026, per i canili che scelgono di tenere il libro soci associativo anche all’interno della piattaforma, raccogliamo inoltre: categoria associativa (socio ordinario, socio operativo, volontario non socio, dimissionario), codice fiscale, data e luogo di nascita, numero di tessera/matricola, stato assicurativo, numero di registro e data della polizza assicurativa. Non tutti i canili tengono questi dati sulla piattaforma: dipende dalla scelta organizzativa di ciascun canile. Per gli associati già iscritti prima dell’attivazione di questa funzionalità, questi dati provengono dal libro soci cartaceo/elettronico già tenuto dall’associazione.

Finalità: tenuta del libro soci, verifica della copertura assicurativa.
Base giuridica: esecuzione degli obblighi statutari/associativi e, per i nuovi iscritti, il tuo consenso esplicito.

Accesso ristretto: a differenza degli altri dati di questa sezione, codice fiscale, data di nascita, matricola e dati assicurativi sono visibili solo al responsabile del canile (o all’amministratore della piattaforma), non agli operatori né agli altri volontari.

b) Richieste di adozione

Se compili il modulo di richiesta di adozione di un animale, raccogliamo: nome, cognome, telefono, email, comune, provincia e il messaggio che ci invii.

Finalità: valutazione della richiesta e gestione della pratica di adozione.
Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta e consenso.

Se la richiesta viene accolta e la pratica procede — a partire dal periodo di affido di prova — il canile crea una scheda anagrafica dell’adottante con ulteriori dati: codice fiscale, data e comune di nascita, indirizzo di residenza, ed eventualmente una copia del tuo documento d’identità. Il canile può inoltre caricare in questa scheda i documenti della pratica (es. contratto di adozione, verbale di affido di prova).

Finalità: gestione della pratica di adozione, conservazione della documentazione contrattuale, adempimenti verso l’animale adottato (es. controlli di follow-up nei mesi successivi).
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e del contratto di adozione, consenso.

Se risulti già registrato come adottante presso un altro canile della piattaforma, un amministratore può — dopo aver verificato il tuo codice fiscale — collegare la nuova pratica alla scheda già esistente invece di crearne una duplicata. In questo caso i tuoi dati anagrafici diventano visibili anche al nuovo canile (le eventuali note interne restano invece separate per ciascun canile).

c) Candidature come volontario

Se compili il modulo di candidatura come volontario, raccogliamo i dati anagrafici e di contatto che ci fornisci.

Finalità: valutazione della candidatura.
Base giuridica: misure precontrattuali su tua richiesta e consenso.

d) Richieste di contatto

Se ci contatti tramite il modulo “Contatti”, raccogliamo nome, email, telefono (facoltativo) e il messaggio inviato.

Finalità: rispondere alla tua richiesta.
Base giuridica: consenso ed esecuzione di misure precontrattuali.

e) Account utente

Se accedi alla piattaforma come volontario, operatore o responsabile, il tuo account include username, email e password (conservata in forma cifrata). L’accesso alle funzionalità è limitato in base al tuo ruolo.

Finalità: consentire l’accesso sicuro alle funzionalità riservate al tuo ruolo.
Base giuridica: esecuzione del rapporto di collaborazione/volontariato.

f) Rapportini di attività

Se sei un volontario e compili un rapportino a chiusura di un’attività, questo può includere una firma digitale (il tuo nome e cognome) a conferma dei dati inseriti.

Finalità: tracciabilità delle attività svolte nel canile.
Base giuridica: esecuzione del rapporto di collaborazione/volontariato.

g) Donazioni

Il sito non raccoglie né elabora direttamente dati di pagamento: le pagine di donazione mostrano esclusivamente le coordinate bancarie (IBAN) o i link a servizi di pagamento esterni (es. PayPal) messi a disposizione dal singolo canile. Eventuali dati di pagamento sono trattati direttamente dal servizio esterno scelto, secondo la sua informativa privacy.

h) Sostenitori (promemoria di donazione ricorrente)

Se scegli di iscriverti al promemoria di donazione (per un canile in generale o per l’adozione a distanza di un animale specifico), raccogliamo: nome ed email.

Finalità: inviarti, una volta al mese, un’email di promemoria con i link di donazione del canile che hai scelto di sostenere. Non effettuiamo alcun addebito automatico: resti sempre tu a decidere se e quanto donare a ogni promemoria.
Base giuridica: il tuo consenso esplicito, raccolto al momento dell’iscrizione.

Puoi revocare il consenso e cancellare la tua iscrizione in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ogni email di promemoria, senza bisogno di contattarci.

i) Servizio Pensione

Alcuni canili della rete offrono un servizio di pensione a pagamento per animali esterni (ad esempio durante le vacanze del proprietario). La prenotazione vera e propria avviene sempre al di fuori della piattaforma (telefono o di persona): se accordi un soggiorno con un canile, quest’ultimo registra poi nel gestionale il tuo nome, il nome del tuo animale, il tuo numero di telefono ed eventuali note sul soggiorno concordato.

Finalità: gestione delle prenotazioni e della disponibilità dei box pensione.
Base giuridica: esecuzione del contratto/servizio di ospitalità richiesto, o misure precontrattuali.

Accesso ristretto: questi dati sono visibili solo al responsabile del canile (o all’amministratore della piattaforma). La descrizione dei box, il costo per notte e la relativa disponibilità (libero/occupato) possono essere mostrati pubblicamente sul sito e in app, ma senza mai rivelare il nome o i contatti di chi ha prenotato.

j) Personale dipendente del canile

Per i canili che scelgono di tenere l’anagrafica del proprio personale dipendente anche sulla piattaforma, raccogliamo: nome, cognome, codice fiscale, data e comune di nascita, provincia di nascita, telefono, email, comune e provincia di residenza, data di assunzione ed eventuale data di cessazione, mansione, tipo di contratto, stato del rapporto di lavoro, note. Non raccogliamo alcun dato economico (retribuzione, coordinate bancarie) in questa sezione del gestionale.

Finalità: gestione amministrativa del personale dipendente del canile.
Base giuridica: esecuzione del contratto di lavoro e adempimento di obblighi di legge connessi al rapporto di lavoro.

Accesso ristretto: questi dati sono visibili solo al responsabile del canile (o all’amministratore della piattaforma).

k) Registrazione di un nuovo canile sulla piattaforma

Se compili il modulo “Registra il tuo canile” per richiedere l’attivazione di un nuovo canile sulla piattaforma, raccogliamo: nome del canile, indirizzo, comune, provincia, regione, telefono ed email del canile (se forniti), e i tuoi dati come responsabile richiedente — nome, cognome, email e telefono (se fornito).

Finalità: valutazione e istruttoria della richiesta di attivazione di un nuovo canile sulla piattaforma.
Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta e consenso.

Se la richiesta viene approvata, un amministratore della piattaforma crea la scheda del canile e un tuo account con ruolo di responsabile del canile, e ti invia via email le credenziali di accesso generate automaticamente. Da questo momento i tuoi dati come responsabile rientrano nella sezione a) di questa informativa (“Volontari, operatori e responsabili di canile”). Il canile non è mai attivo automaticamente al momento della richiesta: resta in attesa di verifica finché un amministratore non lo approva esplicitamente. Se la richiesta non viene approvata, ti contattiamo via email per comunicartelo.

Destinatari: solo l’amministratore della piattaforma, che valuta ed evade la richiesta.
Conservazione: il tempo necessario alla verifica della richiesta, e comunque non oltre 12 mesi.

l) Segnalazioni SOS Animali e account personale

Il servizio “SOS Animali” permette di segnalare situazioni che riguardano un animale (ad es. un cane vagante, un animale ferito, un sospetto avvelenamento) indicandone la posizione su una mappa, così che chi può intervenire ne sia informato.

Se invii una segnalazione, raccogliamo: categoria e descrizione della segnalazione, specie e altre caratteristiche dell’animale se le fornisci, la posizione geografica (coordinate) del luogo segnalato, la data dell’evento, le eventuali fotografie che alleghi e — solo se scegli di fornirli — un nome, un telefono e un’email di contatto. Registriamo inoltre, per finalità di sicurezza e per prevenire un uso abusivo del servizio, l’indirizzo IP da cui invii la segnalazione.

A partire dal 1° agosto 2026, per inviare una segnalazione, aggiungere un aggiornamento o segnalare un avvistamento collegato è necessario avere un account: puoi usare un account già esistente (volontario/operatore/responsabile) oppure crearne uno personale gratuito tramite “Registrati”, fornendo nome, cognome, email e una password — l’indirizzo email viene verificato con un codice a 6 cifre che ti inviamo. Le segnalazioni inviate prima di questa data restano invece anonime, collegate solo a un identificativo tecnico del dispositivo usato per inviarle, senza alcun account.

Finalità: gestione delle segnalazioni SOS Animali; prevenzione di segnalazioni abusive o duplicate; per l’account, accesso sicuro alla funzione “le mie segnalazioni”.
Base giuridica: il tuo consenso esplicito (raccolto con un’apposita conferma in fase di invio della segnalazione e, per l’account, in fase di registrazione) e, per l’indirizzo IP, il legittimo interesse a prevenire un uso abusivo del servizio.

Chi vede cosa: categoria, descrizione, specie, caratteristiche, posizione, data e fotografie di una segnalazione pubblicata sono visibili pubblicamente — è lo scopo stesso del servizio, mobilitare chi può aiutare (vedi anche §3 sotto). Il tuo nome, telefono, email di contatto, indirizzo IP e l’identificativo del tuo account non sono mai mostrati pubblicamente: restano visibili solo allo staff autorizzato e all’amministratore della piattaforma, per poterti eventualmente ricontattare in merito alla segnalazione.
Conservazione: il tempo necessario alla gestione della segnalazione, e comunque non oltre 12 mesi.

3. Con chi condividiamo i tuoi dati

I tuoi dati sono visibili esclusivamente al personale autorizzato del canile a cui ti riferisci (responsabile e operatori) e, per finalità tecniche di gestione e manutenzione della piattaforma, al fornitore del servizio di hosting. Non vendiamo né cediamo i tuoi dati a terzi per finalità commerciali o di marketing.

Fa eccezione il contenuto delle segnalazioni SOS Animali pubblicate (categoria, descrizione, posizione, fotografie): questi dati, per la natura stessa del servizio, sono visibili pubblicamente a chiunque visiti il sito, non solo al personale del canile — vedi sezione l) per il dettaglio di cosa invece resta sempre riservato.

Per le finalità descritte al punto 4 (backup e statistiche del sito pubblico), i dati possono
essere trattati anche da Google LLC, secondo quanto indicato in quella sezione.

4. Trasferimento dei dati extra-UE

I dati raccolti sono conservati principalmente su server situati in Unione Europea (Francia).
Per due finalità specifiche, legate a servizi forniti da Google LLC (società statunitense), i dati
possono transitare anche verso gli Stati Uniti:

Backup di sicurezza della piattaforma: oltre alle copie conservate sul server
stesso, un backup periodico viene salvato anche su Google Drive.
Statistiche di utilizzo del sito pubblico (Google Search Console e Google
Analytics): riguardano esclusivamente i visitatori pubblici anonimi del sito — il tracciamento è
disattivato per chi accede con un account (volontari, operatori, responsabili, adottanti, soci).

Questi trasferimenti si basano sull’EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), il
quadro con cui la Commissione Europea ha riconosciuto alle aziende statunitensi certificate un
livello di protezione dei dati personali adeguato a quello dell’Unione Europea (Decisione di
esecuzione (UE) 2023/1795 del 10 luglio 2023). Google LLC risulta certificata in questo ambito
(verificabile su www.dataprivacyframework.gov). Non effettuiamo altri trasferimenti di dati
personali al di fuori dell’Unione Europea oltre a questi due.

5. Cookie

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento e, previo consenso, cookie di eventuali servizi di terze parti. Puoi gestire le tue preferenze in qualsiasi momento tramite il banner cookie presente sul sito, che riporta il dettaglio dei cookie utilizzati.

6. Periodo di conservazione

Dati di volontari/operatori/responsabili: per la durata del rapporto di collaborazione con il canile, e per i 2 anni successivi alla cessazione, salvo diversi obblighi di legge.
Richieste di adozione non concluse: 12 mesi dalla ricezione, salvo diverso accordo con l’interessato.
Anagrafica adottanti (pratiche accolte): per la durata della relazione con il canile e dei controlli di follow-up previsti, e per i 2 anni successivi, salvo diversi obblighi di legge.
Candidature volontario non accolte: 12 mesi dalla ricezione.
Messaggi di contatto: il tempo necessario a gestire la richiesta, e comunque non oltre 12 mesi.
Iscrizioni al promemoria sostenitori: fino alla disiscrizione da parte tua, o comunque non oltre 24 mesi dall’ultimo promemoria inviato senza risposta/interazione.
Richieste di registrazione di un nuovo canile: il tempo necessario alla verifica, e comunque non oltre 12 mesi.
Segnalazioni SOS Animali: il tempo necessario alla gestione, e comunque non oltre 12 mesi.

Questi tempi sono indicativi e possono essere aggiornati; ti invitiamo a contattarci per informazioni puntuali sul tuo caso.

7. I tuoi diritti

In qualsiasi momento, hai diritto di:

accedere ai tuoi dati personali;
richiederne la rettifica o l’aggiornamento;
richiederne la cancellazione;
limitarne il trattamento;
opporti al trattamento;
richiederne la portabilità;
revocare il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare questi diritti, scrivici a: sistemosistemi@gmail.com.

8. Modifiche a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata periodicamente. Ti invitiamo a consultarla regolarmente.